Migracja z Innego CRM – Poradnik Krok Po Kroku

Migracja z Innego CRM do Nowego – Poradnik Krok Po Kroku

Zacząłeś z jednym CRM, ale chcesz przenieść się do innego (lepszego, tańszego, dla Twojej branży). Jak zrobić to bez utraty danych?

Wyzwania przy Migracji

Różne Struktury Danych

Stary CRM ma pola X, Y, Z. Nowy CRM ma pola A, B, C. Nie zawsze się mapują. Musisz ręcznie przygotować mapping.

Duplicates

W starym CRM może być 1000 kontaktów. Ale 200 to duplikaty (Marek Kowalski vs. M. Kowalski). Duplikaty trzeba usunąć przed migracją.

Dirty Data

Emaile bez @, telefony bez +, puste pola. Musisz oczyścić dane przedtem.

Historical Data

Czy przenosisz całą historię (rozmowy, notatki, emaile)? Czy tylko aktualne kontakty? Decyzja wpływa na czas migracji.

Plan Migracji – 7 Kroków

Krok 1: Audit Starych Danych (Dzień 1-2)

• Ile kontaktów? Ile ofert? Ile transakcji?
• Ile jest duplikatów?
• Jakość danych (ile pustych pól)?
• Historia (ile lat danych chcemy przenieść)?

Krok 2: Mapping Pól (Dzień 3-4)

Utwórz tabelę: Stary CRM pole X -> Nowy CRM pole A

Przykład:

Stary CRM	Nowy CRM
Contact Name	First Name + Last Name (split)
Email 1	Email Primary
Email 2	Email Secondary
Phone	Phone (reformat)

Krok 3: Czyszczenie Danych (Dzień 5-7)

• Usuń duplikaty (merge)
• Reformat dane (standardyzuj numery telefonów, emaile)
• Usuń puste/nieważne rekordy

Krok 4: Export z Starego CRM (Dzień 8)

• Export w formacie CSV/Excel
• Sprawdź czy wszystkie kolumny są (nie brakuje danych)
• Test: otwórz plik w Excel, przejrzyj

Krok 5: Transform Dane (Dzień 9-10)

Jeśli mapping nie jest automatyczny, musisz ręcznie lub za pomocą skryptu transformować dane.

Narzędzia: Excel formulas, Python script, data integration platform.

Krok 6: Test Import do Nowego CRM (Dzień 11-12)

• Import 100 kontaktów do sandbox/test środowiska
• Sprawdź czy się dobrze zaimportowało
• Czy konwersje są prawidłowe?
• Czy duplikaty się wykryły?

Krok 7: Finalna Migracja (Dzień 13)

• Import wszystkich danych do produkcji
• Verify: losowe sprawdzenie 50 kontaktów
• Handlowcy zalogowują się, pracują z nowymi danymi
• Stary CRM – możesz zachować przez 3 miesiące dla archive

Ryzyko i Mitigation

Ryzyko	Mitigation
Utrata danych	Backup starego CRM przed migracją
Duplikaty	Deduplicate tool w nowym CRM
Downtime	Migruj w weekend, handlowcy pracują od poniedziałku
Learning curve	Szkolenie przed migracją (2-3 dni)

Timeline

Totalna migracja: 2-3 tygodnie dla 5000+ kontaktów. Dla mniejszych zbiorów: 1 tydzień.

Dlaczego Firmy Migrują CRM – Top 5 Powodów

1. Obecny CRM Jest Za Drogi

Zacząłeś z Salesforce na 10 userów. Teraz płacisz 15000 PLN/miesiąc. To 180k rocznie! Możesz dostać 80% funkcji w Zoho za 3000 PLN/m. Oszczędzasz 144k rocznie.

Przykład: Firma SolarPro miała Salesforce za 12k PLN/m. Przeszła na HubSpot za 4k PLN/m. Oszczędność: 96k PLN rocznie.

2. Brak Funkcji Potrzebnych dla Branży

Używasz ogólnego CRM ale pracujesz w fotowoltaice. Potrzebujesz pól: „Powierzchnia dachu”, „Typ instalacji”, „Moc kWp”. Obecny CRM tego nie ma lub wymaga drogiej customizacji.

Rozwiązanie: Migracja do dedykowanego CRM dla OZE (np. metasales) daje te funkcje out-of-the-box.

3. Słaby Support

Zgłaszasz problem, czekasz tydzień na odpowiedź. Krytyczny bug nie jest naprawiany miesiącami. Support nie rozumie twoich potrzeb.

Przykład: Firma EcoEnergy używała Pipedrive ale support był tylko po angielsku i odpowiadał po 48h. Przeszli na polski CRM z live chatem – problemy rozwiązywane w godzinę.

4. System Nie Skaluje Się

Zaczynałeś z 5 użytkownikami. Teraz masz 30. Obecny CRM zwalnia, pada, nie radzi sobie z dużą ilością danych.

Rozwiązanie: Migracja do enterprise CRM (Salesforce, HubSpot Enterprise) który jest zbudowany dla tysięcy użytkowników.

5. Zmiana Strategii Biznesowej

Kiedyś sprzedawałeś B2C (ecommerce). Teraz przeszedłeś na B2B (duże kontrakty). Potrzebujesz CRM z funkcjami do deal tracking, proposal management, contract lifecycle.

Rozwiązanie: Migracja z prostego CRM (np. Insightly) do zaawansowanego B2B CRM (Salesforce, Pipedrive).

Najczęstsze Błędy podczas Migracji

Błąd 1: Brak Testowania

Migrujesz wszystkie dane od razu do produkcji bez testów. Okazuje się, że połowa danych się nie przeniosła poprawnie. Teraz masz chaos.

Jak uniknąć: Zawsze rób test import na małej próbce (100-200 rekordów) przed finalną migracją.

Błąd 2: Brak Backupu

Usunąłeś dane ze starego CRM tuż po migracji. Okazuje się, że w nowym CRM brakuje 30% kontaktów. Nie masz backupu – dane stracone na zawsze.

Jak uniknąć: Zachowaj stary CRM aktywny przez 3 miesiące po migracji. Rób backup przed jakąkolwiek operacją.

Błąd 3: Niedostateczne Czyszczenie Danych

Przeniosłeś wszystkie dane 1:1 ze starego CRM. Teraz nowy CRM ma te same śmieci: duplikaty, puste pola, nieaktualne dane.

Jak uniknąć: Dedykuj 20-30% czasu migracji na czyszczenie danych. To najlepsza okazja aby uporządkować bazę.

Błąd 4: Brak Szkolenia Zespołu

Migracja gotowa, wszyscy logują się w poniedziałek. Nikt nie wie jak używać nowego CRM. Panika, chaos, produktywność spada o 50%.

Jak uniknąć: Zaplanuj szkolenie na 2-3 dni przed go-live. Przygotuj materiały (PDF, video) dostępne na żądanie.

Błąd 5: Ignorowanie Integracji

Stary CRM był zintegrowany z Gmail, Kalendarzem, systemem faktur. Migrujesz do nowego CRM ale zapomniałeś o integracjach. Teraz handlowcy muszą ręcznie kopiować dane między systemami.

Jak uniknąć: Zrób listę wszystkich integracji przed migracją. Upewnij się, że nowy CRM je obsługuje lub znajdź alternatywy (np. Zapier).

Zaawansowane Techniki Migracji

1. Parallel Run

Zamiast natychmiastowego przejścia, pracuj równolegle na dwóch CRM przez 2-4 tygodnie.

Jak to działa:

• Tydzień 1: Stary CRM (główny), nowy CRM (test) – handlowcy dodają wszystko do starego, ale także testują nowy
• Tydzień 2: Stary CRM (główny), nowy CRM (coraz więcej) – 50% pracy w nowym
• Tydzień 3: Nowy CRM (główny), stary CRM (backup) – 80% pracy w nowym
• Tydzień 4:Tylko nowy CRM – stary jest read-only archive

Zalety: Zespół stopniowo przyzwyczaja się. Mniej stresujące. Jeśli coś pójdzie nie tak, możesz wrócić.

Wady: Więcej pracy (duplication). Dłuższy timeline.

2. Phased Migration

Zamiast migrować wszystko naraz, migruj w fazach.

Faza 1: Migruj tylko aktywne kontakty (transakcje w toku)

Faza 2: Migruj kontakty z ostatnich 12 miesięcy

Faza 3: Migruj resztę (stare, nieaktywne)

Zalety: Szybszy start (tylko najważniejsze dane). Mniejsze ryzyko.

Wady: Niekompletna historia na początku.

3. API-Based Real-Time Sync

Jeśli oba CRM mają API, możesz ustawić real-time synchronizację.

Jak to działa: Każda zmiana w starym CRM automatycznie przenosi się do nowego (przez Zapier, Integromat lub custom script).

Zalety: Dane zawsze aktualne. Możesz pracować w obu systemach jednocześnie.

Wady: Wymaga technicznej wiedzy. Kosztowne (API calls, opłaty Zapier).

Narzędzia do Migracji

1. Import/Export Natywny

Większość CRM ma built-in funkcję importu CSV. To najprostsze rozwiązanie dla małych migracji (<5000 rekordów).

Jak to zrobić:

• Stary CRM: Export → CSV
• Mapowanie pól w Excel
• Nowy CRM: Import → CSV

Koszt: 0 PLN

2. Zapier/Integromat

Jeśli oba CRM mają integrację z Zapier, możesz ustawić automatyczny transfer danych.

Przykład Zap:

• Trigger: Nowy kontakt w starym CRM
• Action: Utwórz kontakt w nowym CRM

Koszt: 50-200 PLN/m (w zależności od ilości transferów)

3. Dedicated Migration Tools

Są narzędzia stworzone specjalnie do migracji CRM:

• Import2 – migracja między HubSpot, Salesforce, Pipedrive (koszt: od $199 za projekt)
• Trujay – migracja do Salesforce ($500-2000 za projekt)
• Data2CRM – uniwersalne narzędzie do migracji ($29-299 za projekt)

Zalety: Automatyczne mapowanie, deduplikacja, merge duplikatów.

Wady: Koszt. Nie wszystkie CRM są obsługiwane.

4. Professional Services

Możesz wynająć agencję/konsultanta do migracji.

Koszt: 5000-50000 PLN w zależności od skali (ile danych, ile customizacji).

Kiedy warto: Duża migracja (>10000 rekordów), złożone dane (custom fields, relacje), brak czasu w zespole.

Checklist Migracji CRM

Używaj tej checklisty aby upewnić się, że nic nie przegapisz:

Przed Migracją

• ☐ Backup starego CRM (full export)
• ☐ Audit danych (ile rekordów, duplikatów, jakość)
• ☐ Mapping pól (stary → nowy)
• ☐ Czyszczenie danych (deduplikacja, standaryzacja)
• ☐ Test import (100-200 rekordów)
• ☐ Szkolenie zespołu (materiały, sesje live)
• ☐ Plan rollbacku (jeśli coś pójdzie nie tak)

Podczas Migracji

• ☐ Import danych do nowego CRM
• ☐ Weryfikacja (losowe sprawdzenie 100 rekordów)
• ☐ Ustawienie integracji (email, kalendarz, fakturowanie)
• ☐ Konfiguracja automatyzacji (follow-ups, workflow)
• ☐ Ustawienie raportów i dashboardów

Po Migracji

• ☐ Go-live (wszyscy zaczynają pracować w nowym CRM)
• ☐ Monitoring przez pierwszy tydzień (daily check: czy wszystko działa?)
• ☐ Feedback od zespołu (co działa, co nie?)
• ☐ Optymalizacja (poprawki, szkolenia dodatkowe)
• ☐ Zamknięcie starego CRM (po 1-3 miesiącach)

Case Study: Migracja z Pipedrive do HubSpot

Firma: GreenTech Solutions (15 osób, fotowoltaika)

Problem: Pipedrive był dobry na start, ale zabrakło funkcji dla branży PV (pola techniczne, kalkulatory ROI, integracje z systemem faktur).

Decyzja: Migracja do HubSpot (więcej customizacji, lepsze raporty).

Timeline:

• Dzień 1-3: Audit danych w Pipedrive (3500 kontaktów, 1200 deals, 15% duplikatów)
• Dzień 4-7: Czyszczenie danych, usunięcie duplikatów (3500 → 3000 kontaktów)
• Dzień 8-10: Mapping pól (Pipedrive „Organization” → HubSpot „Company”)
• Dzień 11: Test import 200 kontaktów do HubSpot sandbox
• Dzień 12-14: Szkolenie zespołu (2 sesje po 2h + materiały PDF)
• Dzień 15: Finalna migracja (weekend) – import wszystkich danych
• Dzień 16-18: Parallel run (Pipedrive read-only, HubSpot aktywny)
• Dzień 19+: Tylko HubSpot, Pipedrive zamknięty

Rezultaty po 1 miesiącu:

• 0% danych straconych
• Zespół zadowolony z nowego CRM (rating 8/10)
• Produktywność wróciła do normy po 2 tygodniach
• Koszt migracji: 8000 PLN (5000 PLN konsultant + 3000 PLN licencje/szkolenia)

FAQ – Najczęstsze Pytania o Migrację

Czy stracę dane podczas migracji?

Jeśli zrobisz backup przed migracją i testujesz import – ryzyko jest minimalne. W praktyce, przy dobrze zaplanowanej migracji, tracisz 0-2% danych (zazwyczaj edge cases które nie są istotne).

Ile czasu zespół potrzebuje aby przyzwyczaić się do nowego CRM?

Zazwyczaj 1-2 tygodnie. Pierwsze 3 dni to frustracja („gdzie jest ta funkcja?”). Po tygodniu zespół już sprawnie pracuje. Po miesiącu nowy CRM staje się normalny.

Czy mogę migrować tylko część danych?

Tak! Możesz migrować tylko aktywne kontakty (ostatnie 6-12 miesięcy) a starsze zostawić w archiwum. To przyspiesza migrację i nowy CRM jest czystszy.

Czy muszę zatrudnić konsultanta czy mogę zrobić sam?

Zależy od skali:

• <1000 kontaktów: zrób sam (export/import CSV)
• 1000-5000 kontaktów: możesz sam lub wynajmij konsultanta (bezpieczniej)
• >5000 kontaktów: zdecydowanie konsultant/agencja

Podsumowanie

Migracja to projekt. Zaplanuj go, zadbaj o dane, testuj. Jeśli zrobisz dobrze, będziesz miał czysty nowy CRM bez śmieci.

Kluczowe zasady sukcesu:

• Backup wszystkiego przed migracją
• Testuj na małej próbce przed full migracją
• Wyczyść dane (najlepsza okazja!)
• Przeszkol zespół przed go-live
• Zachowaj stary CRM przez 3 miesiące jako backup
• Monitoruj pierwsze 2 tygodnie intensywnie

Powiązane artykuły: Wdrażanie CRM, Koszt wdrożenia, CRM Support