Raportowanie Pracy w CRM – Jak Monitorować Sprzedaż i Zespół
Raportowanie to serce każdego CRM. Bez raportów, system to tylko baza danych. Z dobrymi raportami, otrzymujesz kontrolę nad biznesem, możliwość szybkiej decyzji i widoczność na problemy.
W tym artykule pokażemy, jakie raporty są niezbędne, jak je ustawić i jak interpretować dane.
Po co raportowanie w CRM?
Kontrola sprzedaży
Kierownik sprzedaży musi wiedzieć: ile ofert przygotowali handlowcy, ile było spotkań, ile transakcji zamknięto, jaki jest forecast na koniec miesiąca.
Motywacja zespołu
Raporty pokazują, kto sprzedaje najlepiej, kto potrzebuje wsparcia. Można ustawić KPI i bonusy na podstawie faktycznych danych.
Predykcja przychodu
Na podstawie pipeline: ile jest ofert na każdym etapie, jaka jest średnia konwersja, ile pieniędzy będzie w następnym miesiącu.
Optymalizacja procesów
Analizy pokazują: co zajmuje handlowcom dużo czasu, gdzie są wąskie gardła, co można zautomatyzować.
Jakie raporty powinni mieć dostęp?
Handlowiec (indywidualny raport)
- Moje leady tego miesiąca
- Moje oferty i ich status
- Moje spotkania i follow-upy
- Moje zamknięte transakcje
- Moja prowizja (jeśli dotyczy)
Kierownik sprzedaży (raport zespołowy)
- Pipeline całego zespołu (ile ofert na każdym etapie)
- Top performerzy vs. ci potrzebujący wsparcia
- Liczba spotkań na handlowca
- Współczynnik konwersji (leady → oferty → transakcje)
- Średnia wartość transakcji
- Forecast przychodu na koniec miesiąca/kwartału
- Przyczyny strat (dlaczego klienci rezygnują)
Dyrektor/Właściciel (raport strategiczny)
- Całkowity przychód (actualsna vs. forecast)
- Wzrost/spadek rok do roku
- Profitabilność i marża
- Rentowność kampanii marketingowych
- Prognoza na cały rok
Kluczowe KPI w raportowaniu CRM
| KPI | Formuła | Cel |
|---|---|---|
| Liczba leadów | Nowe leady w okresie | Ile nowych potencjalnych klientów przybyło |
| Współczynnik konwersji lead→oferta | Oferty / Leady × 100% | Powinien być co najmniej 30-50% |
| Współczynnik konwersji oferta→transakcja | Transakcje / Oferty × 100% | Powinien być co najmniej 20-40% |
| Średnia wartość transakcji | Całkowita wartość / Liczba transakcji | Czy rosnie czy maleje? |
| Cykl sprzedaży | Średnia liczba dni od leada do transakcji | Czy sprzedaż przyspiesza czy zwalnia? |
| Pipeline value | Suma wartości wszystkich ofert w toku | Ile pieniędzy może przyjść w kolejnych miesiącach |
Jak ustawić raportowanie w CRM dla OZE?
Krok 1: Definicja etapów sprzedaży
Zanim zaczniesz raportować, musisz mieć jasne etapy. Przykład dla fotowoltaiki:
- Nowy lead (właśnie wpłynął)
- Kontakt (handlowiec się skontaktował)
- Audit (umówiony audit na terenie)
- Oferta (oferta przygotowana i wysłana)
- Negocjacje (rozmowy o cenie/warunkach)
- Umowa (potencjalny klient podpisał)
- Instalacja (w trakcie instalacji)
- Zakończona (transakcja zamknięta)
- Stracona (klient nie zainteresowany)
Krok 2: Automatyczne raporty
Ustawić system aby każdy dzień/tydzień/miesiąc wysyłał raporty automatycznie:
- Co poniedziałek: Raport z minionego tygodnia
- Pierwszy dzień miesiąca: Raport za poprzedni miesiąc
- Każdy piątek: Aktualna wartość pipeline na koniec tygodnia
Krok 3: Dashboard na żywo
Oprócz emaili, system powinien mieć dashboard, gdzie kierownik może sprawdzić dane w dowolnym momencie.
Przykład raportu tygodniowego
Raport sprzedaży – Tydzień 49 (2-8 grudnia 2024)
| Handlowiec | Nowe leady | Oferty wysłane | Transakcje | Wartość | Konwersja |
|---|---|---|---|---|---|
| Jan Kowalski | 5 | 2 | 1 | 45 000 PLN | 20% |
| Katarzyna Nowak | 3 | 1 | 0 | 0 PLN | 0% |
| Piotr Lewandowski | 4 | 3 | 1 | 65 000 PLN | 33% |
| Razem | 12 | 6 | 2 | 110 000 PLN | 17% |
Wnioski:
- Przeciętna konwersja: 17% (poniżej normy 20-30%)
- Piotr ma najlepszą konwersję – wart sprawdzić jego metodę
- Katarzyna – follow-up na jej oferty
Podsumowanie
Raportowanie pracy w CRM to nie akademia. To praktyczne narzędzie do kontroli biznesu i szybkich decyzji.
Jeśli nie rapportują, nie widzisz, co się dzieje. A bez widoczności, nie ma kontroli.
